Опубликовано: 22.08.2018
Как с минимальными трудозатратами существенно снизить риски того, что расходы на ГСМ не будут приняты налоговой инспекцией, по причине того, что отсутствуют документы подтверждающие расход топлива (путевые листы). Формировать каждый день на каждое автотранспортное средство отдельный путевый лист может быть весьма и весьма сложно, а для некоторых организаций это может быть вообще не выполнимой задачей. Далее мы расскажем, как можно автоматически создавать сводные путевые листы на каждый автомобиль по данным о фактическом расходе топлива из системы "Ликард-Процесссинг", при этом существенно экономя время на учет путевых листов. Например, если в организации порядка 15 автомобилей, то подготовка сводных, месячных путевых листов может занять около 1 часа работы специалиста.
Ограничения для применения данной схемы учета
Рассматриваемая далее схема автоматизации может быть применена с учетом следующих ограничений:
Организация не относится к автотранспортной компании, как следствие вправе установить периодичность заполнения путевого листа, исходя из своей производственной деятельности, например ежемесячно. Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать в затраты.
Calum Scott, Leona Lewis - You Are The Reason (Duet Version)
Желательно, но не обязательно - водители заправляются по топливным картам (например, по топливным картам Лукойл). На примере Лукойла, можно в режиме онлайн из системы "Ликард-Процессинг" выгружать данные о фактах заправки каждого транспортного средства в разрезе даты, номера топливной карты, вида топлива, количества топлива и стоимости заправки;
Маршруты по которым ездят водители - условно постоянны. Т.е. водители ездят всегда примерно по одним и тем же маршрутам, нет такой ситуации, что в этот месяц одни маршруты, в а следующий месяц совершенно другие;
В учетной политике отражено, что затраты на ГСМ списываются в расходы на основании утвержденной на предприятии формы сводного путевого листа.
Обобщенный алгоритм подготовки сводного путевого листа
Последовательность шагов по подготовке сводного путевого листа:
Один раз, в начале ведения учета для каждого автомобиля в учетной системе необходимо ввести справочную информацию: водитель и топливная карта, вид топлива, начальные показания спидометра и остатка топлива в баке, нормативы расхода топлива в летний и зимний период, маршруты;
За необходимый период времени (месяц или любой произвольный период) выгрузка и загрузка в учетную систему данных о фактических заправках из "Ликард-Процессинг" (данный шаг не обязательный);
Автоматическое заполнение сводного путевого листа (или массовое создание путевых листов):
автоматический расчет расхода топлива на основании данных о начальном и конечном показании спидометра и остатка ГСМ в баке, а также фактическом потреблении ГСМ (загруженном из сторонней системы или введенной вручную);
на каждый календарный день выбирается случайным образом маршрут который закреплен за транспортным средством (список маршрутов при необходимости можно скорректировать);
пропорционально нормативной длине маршрута автоматическое распределение фактического пробега за месяц по маршрутам.
Учетная система "Сводные путевые листы"
По описанному в данной статье подходу автоматического создания сводных путевых листов, была разработана специализированная конфигурация 1С "Сводные путевые листы".
Основные функциональные возможности данной конфигурации:
Ведение нормативно-справочной информации;
Импорт данных о фактических заправках из "Ликард-Процессинг";
Автоматическое создание сводных путевых листов (включая массовое создание);
Отчетность по фактическим заправкам и движениям ГСМ.
"Интеграция" с бухгалтерской системой предполагает следующий механизм: по итогам месяца на основании отчета по движению топлива бухгалтер смотрит общий расход топлива, и на основании этих данных делает в "1С:Бухгалтерия предприятия" вручную один документ "Требование-накладная".
Для кого предназначен решение?
Программа предназначена для бухгалтеров, отвечающих за участок учета работы автотранспорта и списания ГСМ в затраты.
Причины купить
Данная конфигурация успешно внедрена и используется у ряда наших клиентов (для которых применимо использование сводных путевых листов). Также есть успешный опыт с помощью данной программы восстановления первичной документации за прошлые периоды.
Установка и технические требования к работе программы
Для установки данной программы необходимо создать новую информационную базу и добавить в нее конфигурацию из файла. Для работы программы требуется платформа 1С:Предприятие 8.2.19.80 и более поздние версии.
Данная конфигурация является самостоятельной программой (она не внедряется в типовые конфигурации 1С). Код конфигурации открыт для редактирования, и может быть изменен при необходимости адаптации конфигурации.
Бесплатную техподдержка
Период бесплатной техподдержки составляет 1 месяц.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами .